Casi la totalidad de las empresas utilizan hoy en día algún tipo de CRM, pero en muchos casos no se llega a explotar toda la potencialidad que nos ofrecen estas potentes herramientas. En muchas ocasiones adquirimos las licencias de nuestro CRM y comenzamos con un uso mínimo, es una buena opción para comenzar, pero a medio plazo perderemos toda la potencialidad de nuestra herramienta.

Estos 5 consejos le ayudarán a conseguir una optima implementación de su CRM.

CONSEJO 1: Usa el CRM
Parece algo obvio, pero cuando implementamos un nuevo CRM debemos comunicar sus ventajas a todos los usuarios. Hasta que no lo utilice todo el equipo de ventas no veremos las ventajas reales de un nuevo CRM.
Algunas sugerencias para animar a los usuarios a utilizar el nuevo CRM más rápido:
Usa focus groups para evaluar diferentes opciones de herramientas CRM e incluye su feedback en el proceso de decisión.
Embarca a todos los usuarios en el CRM y asegurate que lo usan a diario.
Distribuye vídeos de formación que ayuden a los usuarios a usar el sistema eficientemente.
Haz el CRM lo más sencillo posible: el menor número de campos obligatorios posible, formularios sencillos y breves, etc.
Establece un flujo de trabajo desde el principio. De esta forma nos aseguraremos que todos los usuarios, desde el más senior a las nuevas incorporaciones lo siguen.

CONSEJO 2: Personaliza al máximo la herramienta.
Un CRM personalizado y adaptado a tu negocio es lo que marca la diferencia y nos permitirá que los usuarios se familiaricen con él y consiga explotar al máximo sus posibilidades.
Para personalizar nuestro CRM deberemos considerar algunos puntos:
¿De dónde vienen nuestros leads?
¿Qué información de mis leads quiero guardar en mi CRM?
¿Cual es mi proceso de conversión de leads?

CONSEJO 3: Automatiza tareas. Usa tu tiempo para lo realmente importante.
Una de las ventajas de un CRM es que nos permite automatizar tareas rutinarias que normalmente hacemos de forma manual. Por ejemplo, hay algunas tareas que un comercial hace después de visitar a un cliente:

  1. Envía un mail de agradecimiento o seguimiento.
  2. Actualiza el estado de la oportunidad.
  3. Crea una tarea de seguimiento de la reunión.

De media un comercial puede dedicar unos 15 minutos después de cada visita a completar estas tareas rutinarias. Al cabo del día puede ser una hora de su tiempo, cuando con la automatización lo puede hacer con un simple clic.

Algunas sugerencias para automatizar tareas:
Automatiza el envío de envío de emails a tus prospectos cuando envían un formulario de contacto.
Revisa si puedes automatizar la asignación de leads y tareas de seguimiento a los vendedores.
Crea reglas de flujo de trabajo y asocia la ejecución de ciertas acciones cuando se den unas condiciones específicas.

CONSEJO 4: Securitiza la información.
Tratamos con datos sensibles de nuestros clientes, debemos ser extremadamente cuidadosos con la seguridad de estos datos.
Estos son algunos de los puntos que debemos tener en cuenta para securizar la información:
Establecer restricciones a nivel IP asegurándonos que nuestros datos son accesibles solo desde redes seguras.
Habilita una capa adicional de seguridad, como la autentificación de dos factores, para asegurar tu cuenta con la combinación de password y movil.
Define roles con permisos de acceso a datos.
Asegurate de hacer copias de seguridad de forma periódica.

CONSEJO 5: Analiza, mejora.
Muchas empresas siguen usando su CRM simplemente para almacenar información de sus clientes, pero un CRM debe de servir para mucho más que esto. Un buen CRM debe de contar con una herramienta de informes que nos permita analizar y planificar.
Asegurate de que tu CRM cuenta con una herramienta de reporting que te permita explotar la información.

Si necesitas más información no dudes en contactar con nuestros expertos en implantación de CRMs.